Aspectos a considerar en la elección de un Warehouse Management System (WMS)

Isidoro Reyes de Zuloaga, actual CEO de Fuel Motorcycles, comparte en este tercer artículo de "La opinión del experto" su invaluable experiencia en el sector retail y nos brinda importantes pautas para reconocer si nuestro negocio requiere de un Warehouse Management System y aspectos que considerar en su elección.

Isidoro Reyes de Zuloaga: IsidoroReyes

Isidoro ha desarrollado su trayectoria profesional con focalización en la definición y despliegue de software para empresas del sector Retail liderando procesos de implantación en SAP y como director de servicios profesionales en Manhattan Associates. Hoy en día está centrado en Fuel Motorcycles donde ejerce de CEO.

 

Introducción

¿Estás pensando en implementar un Sistema Gestor de Almacenes o Warehouse Management System (WMS) en tu organización? La decisión sobre el proveedor y producto puede ser crucial en todo negocio. Por ello, y para ayudarte en el proceso de selección, mejorar la capacidad de ejecución, dotar de mejor visibilidad a los inventarios, automatizar procesos manuales y tener mejor control en la fuerza de trabajo, a continuación, te damos algunas claves que debes tomar en cuenta:

¿Necesito un WMS?

Durante mucho tiempo los proveedores de ERP’s (Enterprise Resource Planning) han ido añadiendo funcionalidades para la gestión de almacén o de pedidos a sus productos. Soluciones que, al final, funcionan bien a pequeña escala o en modelos de negocio poco cambiantes. Con la llegada del e-commerce y la multicanalidad, nace la necesidad de soluciones de almacén mucho más sofisticados que ofrezcan más funcionalidades y flexibilidad.

El entorno competitivo actual, obliga a las empresas a buscar la excelencia operativa. Esta excelencia está alineada con el objetivo principal de un WMS: hacer que los procesos de  preparación sean eficientes y mitigar los errores durante el proceso.

¿Necesito un WMS?

A continuación  destacamos algunos indicios que pueden ayudar a la organización la necesidad de un WMS:

  • El número de errores de preparación incrementa
  • Los tiempos de preparación están muy por encima de la media del sector
  • El coste de preparación y del personal está creciendo
  • Existe un entorno de caos generalizado y sin control
  • Es inviable responder a la demanda creciente o picos

Con la correcta herramienta y el apoyo de la organización, un WMS de mercado deberá ser capaz de:

  • Controlar el inventario de manera precisa
  • Minimizar los errores de preparación que se traduce en menores devoluciones
  • Reducir las operativa manual basada en papel
  • Ofrecer herramientas de reporte de la operación
  • Gestionar de una manera efectiva y eficiente el personal

Es importante no esperar hasta que las operaciones y el almacén dejen de ser competitivos o los costes demasiado altos para tomar la decisión de implantar un WMS. La introducción de tecnología en el almacén es una palanca muy potente para responder a los desafíos del mercado actual. 

¿Cómo realizo la selección del WMS?

La selección de un WMS puede ser compleja en función de los requerimientos de negocio y las particularidades de la operación. Según el tamaño de la organización y complejidad del proyecto, se suele buscar ayuda externa a consultoras especializadas para dar apoyo durante el proceso, dado que ya disponen de una metodología y activos creados.

No obstante,  os dejamos una referencia que puede servir para tener una visión del proceso a alto nivel:

  1. Definir equipo de trabajo

Desde el inicio del proceso de selección en el equipo de proyecto, el negocio y las operaciones deberían estar representadas. Ambos equipos tienen necesidades y prioridades que deben ser recopiladas, ponderadas y atendidas.

→ Pro TIP: “Un punto importante en la fase inicial es calcular el ROI y los beneficios esperados del proyecto para poder reflejarlos en las siguientes fases”. 

  1. Definir y entender las particularidades del negocio

Parece obvio, pero para empezar la selección y preparar los activos necesarios, es imprescindible conocer muy bien el negocio. Los productos de mercado suelen ser generalistas y no dan cobertura a procesos con mayor grado de especificidad. 

Particularidades del negocio

  1. Preparar un RFI

Un Request for Information (RFI) o solicitud de información es un documento que elabora el equipo de trabajo y debe contener los requerimientos actuales y futuros de la organización para que los proveedores lo evalúen y puedan responder con su cobertura funcional. 

Un RFI suele ser un documento con un listado de funcionalidades para que el proveedor complete. A las preguntas del RFI se les asigna un peso que separa lo que es fundamental y lo adicional, para posteriormente calcular el resultado de la propuesta. 

PRO tip: En estos dos links podéis encontrar plantillas de RFIs profesionales: 

  1. Short list

Tras la respuesta de los diferentes proveedores y la valoración de la cobertura funcional de cada uno, se prepara una lista de los tres o cuatro proveedores que hayan respondido a tiempo, de acuerdo a la calidad y según quién recibió mejor puntuación. 

  1. Validación:

 Con esta lista empezamos el proceso detallado de selección que típicamente consta de: 

  • Llamadas de validación

Se realizan los primeros contactos con los diferentes proveedores para conocer a cada proveedor, el equipo, situación financiera, experiencia en el sector, etc. Normalmente se realizan reuniones con el equipo de ventas y preventas para que puedan capturar los requerimientos funcionales con el objetivo de preparar un Conference Room Pilot (demostración).

  • Demostración o Conference Room Pilot

La demostración es importante para conocer el producto, familiarizarse con el look and feel y valorar en términos de usabilidad la solución. Es en este momento cuando debemos  realizar las preguntas necesarias y validar la solución desde un punto de vista técnico.

En la demostración estarán representados el negocio, operaciones e IT. Aquí es el momento para realizar preguntas detalladas, pues no solo se valida el producto, sino también, el equipo que liderará el proyecto por parte del proveedor.

  • Recopilar feedback de otros clientes

Es habitual solicitar a los proveedores referencias de clientes para tener también su visión del proyecto, dificultades encontradas y lecciones aprendidas durante la implementación.

  • Revisión de contratos y costes

La compra de software y en especial, de un WMS, suele ser un proceso complejo, pues incluye varios costes que muchas veces no son evidentes. Por ello, tenemos que solicitar al proveedor y entender (para posteriormente negociar) la distribución de costes. 

02

     a. Licencias

El modelo de licenciamiento puede ser por almacén, por usuario, variable por facturación, mensual/anual. Hay que tener en cuenta las licencias de servicios adicionales vinculados como  bases de datos o servidores que no suelen estar incluidos en la propuesta del proveedor.

     b. Servicios profesionales

Es poco probable tener en el equipo los perfiles necesarios para el despliegue de un WMS. Tenemos que tener en cuenta el coste de gestión de proyecto, implantación, formación, arranque y posterior mantenimiento.

     c. Desarrollos para cubrir gaps funcionales

Tenemos que tener un presupuesto para el desarrollo de las funcionalidades imprescindibles para nuestro negocio que no estén cubiertas por el producto base. Debemos incluir en esta partida los costes relacionados con la integración con terceros.

     d. Costes de mantenimiento

Normalmente consisten en una cuota anual basada en el número de licencias o productos desplegados. Los costes y servicios que el mantenimiento incluye, varían mucho en función del proveedor.

Finalmente, como bonus, nos gustaría recalcar algunos consejos a considerar durante la selección del software y las entrevistas con diferentes proveedores. Estos aspectos pueden ser determinante en la fase de selección condicionando el éxito o fracaso del proyecto:

  1. No preparar en detalle los requerimientos de negocio en el RFI
  2. No creer todo lo que nos dicen y no comprar la visión
  3. Pedir una demostración con datos reales y de negocio. Solicitar simular o hacer demo de los procesos reales
  4. Infravaloración del presupuesto y esfuerzo

Esperamos te haya sido útil la experiencia de Isidoro en el desarrollo e implementación de este tipo de proyectos. Como es habitual agradecemos su participación en la sección de expertos y esperamos que el contenido sea de tu interés.

Si tienen alguna consulta o comentario, no duden en enviarnos un mensaje a hello@deliverea.com o a través de nuestra sección de contacto aquí:

Contacta con nosotros 

Tags

Ver todo

Deliverea Timeline

Entradas recientes

Suscribete a nuestra newsletter